De HR juridische vraag: Elektrische oplaadpalen voor personeel?

We hebben de volgende vraag ontvangen van mevrouw Emilie B., HR Manager:

"Welke richtlijnen moeten er worden opgesteld voor het gebruik van elektrische oplaadpunten op bedrijfsparkeerplaatsen? Gaan we voor het gratis gebruik van oplaadpunten door het personeel een VAA berekenen voor werknemers zonder bedrijfswagen? Wat is de praktijk voor het bepalen van het bedrag dat in rekening wordt gebracht aan het personeel? Is er nog iets anders waar we aan moeten denken of aan te raden bij het opstellen van onze Policy? Welke juridische bepalingen moeten we eventueel raadplegen?”

Richtlijnen met betrekking tot het gebruik van elektrische laadpalen op de bedrijfsparking en wettelijke bepalingen

Indien de beslissing genomen wordt elektrische oplaadpunten te laten installeren op de werkplek, moet eerst worden bepaald wie er gebruik van mag maken.

Indien de elektrische oplaadpunten tegen betaling toegankelijk zijn voor derden, tijdens of na de openingsuren van de parking, en dus ook voor "niet-werknemers" (bv. klanten, leveranciers, enz.), zullen ze als "openbaar" worden beschouwd en zal de onderneming kunnen genieten van een belangrijk fiscaal voordeel, namelijk de aftrekbaarheid tot 150% van de kosten van de oplaadpunten.

Meer informatie over dit onderwerp vindt u in de wet van 25 november 2021 houdende fiscale en sociale vergroening van de mobiliteit (B.S. 3 december 2021) en in de circulaire 2021/C/115 over de fiscale vergroening van de mobiliteit.

Gratis opladen aan een laadpaal op de werkplek

Als u uw werknemers toelaat om gratis gebruik te maken van de elektrische oplaadpunten op de bedrijfsparking, moet een onderscheid worden gemaakt tussen twee situaties:

1) Het gebruik van de elektrische laadpalen die uitsluitend voorbehouden zijn voor werknemers met een bedrijfswagen.

Voor de terbeschikkingstelling van een laadpaal door de werkgever wordt geen "extra" belastbaar voordeel van alle aard (VAA) aangerekend, aangezien dit voordeel al wordt geacht deel uit te maken van het VAA dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van de elektrische bedrijfswagen (net als een klassieke tankkaart).

2) De werknemers mogen ook hun privévoertuig opladen op de werkplek.

In dat geval moet ervoor gezorgd worden dat het opladen van privévoertuigen kan worden onderscheiden van dat van bedrijfsvoertuigen.

Voor privéverplaatsingen zal een belastbaar VAA worden aangerekend waarvan de waarde gelijk is aan het bedrag dat de werknemer in normale omstandigheden zou moeten betalen voor de elektriciteit die nodig is om zijn privévoertuig op te laden. Bovendien moeten de socialezekerheidsbijdragen (werkgeversbijdragen en persoonlijke bijdragen) in principe ook op dit VAA worden berekend.

We kunnen ons terecht vragen stellen over de marktprijs van elektriciteit, gezien de verschillende oplaadmogelijkheden die bestaan (wallbox, openbaar oplaadpunt, snellaadpunt, enz.) en waarvan de kosten per kWh niet identiek zijn...

Helaas is er nog geen circulaire gepubliceerd over dit onderwerp en in de tussentijd wil de Dienst Voorafgaande Beslissingen geen standpunt innemen. Daarom is voorzichtigheid geboden, bij gebrek aan een berekeningsmethode die gevalideerd is door de belasting- en socialezekerheidsinstanties.

Andere aandachtspunten

Meer in het algemeen raden we aan om de mogelijkheid te overwegen om wallboxen ter beschikking te stellen bij werknemers met een elektrische bedrijfswagen, zodat zij ook thuis kunnen opladen. De belastingdienst heeft hier al meermaals beslissingen over genomen (rulings), waardoor de regels inmiddels redelijk duidelijk zijn geworden (neem zeker contact op met de advocaten van Yelaw indien u hieromtrent meer informatie wenst). De Car Policy moet natuurlijk wel worden aangepast, met name om concrete regels te voorzien, o.a. wat er met de laadpaal gebeurt als de werknemer wordt ontslagen of het bedrijf verlaat.

Dit antwoord werd je aangeboden door YELAW, een advocatenkantoor gespecialiseerd in het arbeidsrecht. Heb je ook een vraag, contacteer ons dan via legal@hralert.be. Elke twee weken publiceren wij een reactie op ons platform.

Let op : deze rubriek is bedoeld om algemeen advies te verlenen en een eerste benadering van de vraag te bieden. Elke vraag die aan deze rubriek wordt voorgelegd, kan ook worden gepubliceerd. Als je een specifieker antwoord zoekt of je wenst dat het antwoord niet gepubliceerd wordt, nodigen wij je uit om rechtstreeks contact op te nemen met onze parrtner YELAW.